Os estabelecimentos que trabalham com a automação de caixa são, normalmente, os que apresentam as maiores variações no varejo. É o caso, por exemplo, das grandes redes de supermercados ou lojas de departamentos. Nessas lojas, o consumidor normalmente escolhe o produto numa gôndola e depois o passa por uma mesa (com ou sem esteira), onde um funcionário faz o registro da compra e a cobrança na máquina registradora ou ponto de venda (PDV).
Nas grandes redes, a automação pode ser considerada um processo consolidado, com sistemas cada vez mais sofisticados, que envolvem equipamentos como terminais de autoatendimento, máquinas em rede e uso de radiofrequência. Muitas vezes, porém, os pequenos e médios proprietários precisam de orientação para iniciar ou mesmo ampliar a estrutura de automação.
A partir do momento em que a variedade de produtos começa a ser ampliada e o giro torna-se maior, aumenta a necessidade de equipamentos mais sofisticados. Entre esses equipamentos, há soluções que facilitam o registro de vendas e estoques e reduzem o tempo de espera nas filas, como leitor de código de barras, impressora de cheques e leitor de cartões de crédito.
Independentemente do tamanho do estabelecimento, as automações contribuem para garantir processos mais eficientes, otimizados e controláveis.
Estrutura básica
O ideal é ter uma estrutura de ponto de venda (PDV) com um microcomputador dedicado especificamente à automação comercial. Há, ainda, um meio-termo entre as máquinas e os PDVs, os chamados microterminais, que são pouco mais que um computador simples, com teclado e display, mas com capacidade para imprimir o cupom fiscal.
Emissor de cupom fiscal
Outro recurso necessário é o emissor de cupom fiscal (ECF). O cupom pode ser processado por impressoras fiscais físicas, ou por aplicativos para esta finalidade, e ambos precisam ser homologados pela Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
Os comprovantes gerados pelo ECF, além de ser uma exigência legal em situações que variam conforme a unidade federativa da empresa, são importantes para a geração e análise de contábeis e financeiros, além de oferecer segurança às transações comerciais, impedindo fraudes.
Facilidades
Não ter um leitor de código de barras, quando a grande maioria dos produtos comercializados já tem o código impresso, é contraprodutivo. Nos maiores supermercados, até produtos como hortifrutigranjeiros e carnes recebem o código, impresso pela máquina.
Outros mecanismos que facilitam o trabalho do comerciante são os microterminais com impressora, que permitem a colocar o preço em uma mercadoria cujo valor não esteja visível na prateleira.
Entre as mudanças que estão sendo implantadas nos mercados tradicionais, está a balança para pesagem de produtos integrada ao próprio caixa, que, entre outras coisas, evita que o consumidor passe por duas filas para adquirir a mercadoria, ou deixe de comprar porque esqueceu de pesar, e não quer sair da fila para ir até a balança, ou esperar que alguém vá pesar o produto fora de suas vistas.
Implantação em comércios de pequeno porte
Estabelecimentos menores raramente têm a oportunidade de realizar uma automação integrada, incluindo frente de loja e retaguarda. As mudanças geralmente vêm aos poucos, o que torna necessário redobrar o cuidado com a aquisição de equipamentos compatíveis.
O ideal é que pelo menos o proprietário procure desde o início um fornecedor credenciado, com sede na região e de boa reputação, e que continue todo o processo com a mesma empresa, mesmo que seja feito em etapas com longos intervalos entre elas. É recomendável que o fornecedor acompanhe tudo, desde a aquisição até a instalação e o treinamento dos funcionários. É de grande valia que o contrato inclua a manutenção e a atualização das máquinas.
